Privatlivspolitik for studerende ved IBA Erhvervsakademi Kolding

IBA er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Dette betyder, at vi har pligt til at behandle dine personoplysninger på en ansvarlig måde, og at det er os, som du skal kontakte, hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik eller vores behandling af dine personoplysninger. Vi har tilknyttet en databeskyttelsesrådgiver (DPO), hvis opgave blandt andet er at rådgive, IBA om behandling af dine personoplysninger i henhold til gældende reglerne på området.

Nedenfor kan du læse mere om, hvornår, hvordan og til hvilke formål vi indsamler og anvender dine personoplysninger.

 

Når du sender en ansøgning til os

Når du sender en ansøgning til os, behandler vi blandt andet følgende almindelige personoplysninger om dig: Navn, kontaktoplysninger, fødselsdato, uddannelse,  deltagelse i kurser, evalueringer m.v. Herudover behandler vi dit CPR-nummer til identifikationsformål.

Vi behandler ikke nogen følsomme personoplysninger om dig.

Vi indhenter ikke straffeattester, hvorfor vi i udgangspunktet ikke behandler oplysninger om strafbare forhold.

 

Formål og retsgrundlaget for behandlingen

Formålet med behandlingen af disse personoplysninger er at administrere din ansøgning, og vurdere, om du kan optages på studiet.

Dine oplysninger vil ligeledes blive brugt i anonymiseret form til statistiske formål, f.eks. udarbejdelse af oversigter over studerendes uddannelsesmæssige baggrund, alder, karaktergennemsnit, fuldførelsesprocenter m.v.

Behandlingen af dine almindelige personoplysninger sker, når behandlingen er nødvendig for:

• opfyldelse af en kontrakt, hvor du er en part i (dvs. i henhold til din studieoptagelse), jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b,
• opfyldelse af en retlig forpligtelse (såsom indberetning af visse oplysninger til SU-styrelsen), jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c, eller
• at forfølge en legitim interesse, hvor vores interesse anses for at overstige hensynet til dig, herunder for at sikre et relevant uddannelsestilbud, administrere fagene m.v. jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

I visse tilfælde kan vi indhente dit samtykke til behandling af dine almindelige personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a.

Vi behandler dit CPR-nummer som følge af lovkrav, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1.

Vi kan videregive dit CPR-nummer, når videregivelsen er et naturligt led i den normale drift af IBA og af afgørende betydning for at sikre en entydig identifikation af dig. Videregivelse kan desuden ske til offentlige myndigheder, hvis disse anmoder herom.

 

Oplysninger om strafbare forhold

Vi vil kun undtagelsesvist behandle oplysninger om (potentielle) strafbare forhold om dig, i det omfang vi måtte have mistanke om et muligt strafbart forhold begået i studierelateret sammenhæng. I dette tilfælde vil vores behandling være baseret på vores legitime interesse i at beskytte IBA og afværge strafbare handlinger.

 

Når du er studerende ved IBA

Når du er optaget på et studie på IBA, behandler vi blandt andet følgende almindelige personoplysninger om dig: Navn, kontaktoplysninger, fødselsdato, uddannelse,  deltagelse i kurser, evalueringer, dit billede, personlighedstest, karakterer m.v.

Som led i studieadministrationen kan der i visse tilfælde også behandles særlige kategorier af personoplysninger om dig (følsomme personoplysninger), som relaterer sig primært til dine helbredsoplysninger, f.eks. i forbindelse med lægeerklæringer, langtidssygdom og sygefravær eller lignende.

Herudover behandler vi dit CPR-nummer til identifikationsformål.

Vi indhenter ikke straffeattester forud for din studieoptagelse, hvorfor vi i udgangspunktet ikke behandler oplysninger om strafbare forhold.

 

Formål og retsgrundlaget for behandlingen

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at administrere dit studieforløb.

Behandlingen af dine almindelige personoplysninger sker, når behandlingen er nødvendig for:

• opfyldelse af en kontrakt, hvor du er en part i (dvs. i henhold til din studieoptagelse), jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b,
• opfyldelse af en retlig forpligtelse (såsom indberetning af visse oplysninger til SU-styrelsen), jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c, eller
• at forfølge en legitim interesse, hvor vores interesse anses for at overstige hensynet til dig, såsom administration af dit studieforløb, evaluering af undervisningen m.v. jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

I visse tilfælde kan vi indhente dit samtykke til behandling af dine almindelige personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a.

Behandlingen af dine følsomme personoplysninger vil som udgangspunkt alene ske, hvis:

• du har givet dit udtrykkelige samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra a,
• behandlingen er nødvendig for at overholde dine eller vores arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser og specifikke rettigheder, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra b, eller
• behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende er forsvares, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f.

Vi behandler dit CPR-nummer som følge af lovkrav, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1.

Vi kan videregive dit CPR-nummer, når videregivelsen er et naturligt led i den normale drift af IBA og af afgørende betydning for at sikre en entydig identifikation af dig. Videregivelse kan desuden ske til offentlige myndigheder, hvis disse anmoder herom.

 

Oplysninger om strafbare forhold

Vi vil kun undtagelsesvist behandle oplysninger om (potentielle) strafbare forhold om dig, i det omfang vi måtte have mistanke om et muligt strafbart forhold begået i studierelateret sammenhæng. I dette tilfælde vil vores behandling være baseret på vores legitime interesse i at beskytte IBA og afværge strafbare handlinger.

 

Fotos

Det portrætbillede, du har uploaded/fået taget ved studiestart, vil blive opbevaret i de studieadministrative systemer og vil blive brugt internt til studiekort/fotooversigt over holdet.

Til markedsføringsmæssige formål, f.eks. i brochurer eller på hjemmesiden, kan der blive brugt situationsbilleder fra undervisningen og studiemiljøet. Denne anvendelse sker ud fra vores legitime interesse i at markedsføre vores uddannelsesaktiviteter, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Ved studiets afslutning kan der blive taget dimissionsfoto. Disse fotos kan blive offentliggjort i trykte og digitale medier på baggrund af samme legitime interesse som nævnt ovenfor. Hvis du ikke ønsker dette, skal du undlade at stille op til dimissionsfoto.

Hvis vi har brug for portrætbillede af dig, vil du blive kontaktet med henblik på at give dit specifikke samtykke hertil.

 

Personlighedstest i undervisningsøjemed

I de tilfælde, hvor personlighedstests indgår som en naturlig del af et undervisningsforløb, sker dette på baggrund af en legitim interesse i at sikre det bedst mulige undervisningsforløb, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk.1 litra f. Resultaterne vil sædvanligvis blive drøftet på holdet. Den enkelte studerende kan dog anmode underviseren om fritagelse, hvilket vil ske, hvis anmodningen finder sted ved undervisningsforløbets begyndelse.

Umiddelbart efter undervisningsforløbets afslutning sørger underviseren for sletning af testresultaterne.

 

Projekter/opgaver

De projekter og opgaver, du afleverer i løbet af studiet, vil blive opbevaret i det digitale eksamenssystem, Wiseflow.

Projekter/eksamensopgaver opbevares varigt i systemet Urkund, hvis formål er plagiatkontrol. Hvis det afleverede projekt er fortroligt (hovedprojekt i samarbejde med en virksomhed), kan projektet fjernes fra Urkund efter indlevering og plagiatkontrol.

Du skal tage stilling til, om dit projekt må offentliggøres, når du uploader det på Wiseflow. Dette er frivilligt.

 

Journalsag over dit studie – ”Studentersag”

IBA opretter en journalsag om dig i et journalsystem. Sagen har det formål at opbevare og dokumentere forhold, som angår studiet. Det kan f.eks. være dokumenter, som har betydning for SU, fravær, klager og advarsler. Korrespondance med dig om samme emner opbevares også i dette system.

 

Behandling af personoplysninger efter afslutning af studiet

Da IBA er forpligtet til løbende at tilpasse uddannelsernes beskæftigelse på arbejdsmarkedet, vil du efter endt studie kunne blive kontaktet bl.a. pr. mail eller telefon med henblik på at deltage i spørgeskemaundersøgelser og interviews om din aktuelle beskæftigelsessituation, samt aktuelle relevante uddannelsestilbud.

 

Videregivelse af dine personoplysninger

I visse tilfælde videregives dine personoplysninger til tredjemand. Det er f.eks. dit UNI-Login, der videregives til praktikportalen.dk, så du kan blive oprettet som bruger, oplysninger om sygefravær til din bopælskommune (hvis du har et uddannelsespålæg, er under revalidering mv.) og oplysninger til SU-styrelsen til brug for tildeling af SU til uddannelsen.

Herudover har vi antaget visse databehandlere, som udfører en række opgaver på vegne af os. Disse databehandlere får adgang til dine personoplysninger. Databehandlerne kan dog alene lovligt tilgå og behandle dine personoplysninger på vegne af os for at opfylde de specifikke formål, der er fastsat af os. Databehandlerne kan f.eks. være udbydere af personlighedstest, digitale eksamenssystem og andre IT-løsninger.

 

Overførsel af dine personoplysninger til tredjelande

I det omfang dine personoplysninger overføres til tredjelande, dvs. lande uden for EU/EØS, sikrer vi et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for en sådan overførsel ved indgåelse af EU-standardkontrakter med modtageren af oplysningerne eller anvendelse af modtagere, som er underlagt særlige certificeringsmekanismer, eller er etableret i de såkaldte “sikre” tredjelande, godkendt af EU-Kommissionen.

 

Periode for opbevaring

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til at opfylde de formål, der er beskrevet ovenfor, herunder i den tid du er studerende hos os. Dine personoplysninger ajourføres dog løbende og vi anbefaler, at du informerer os, hvis du f.eks. flytter adresse, får et nyt telefonnummer eller lignende. Oplysninger, der ikke længere nødvendige til at opfylde de formål, der er beskrevet ovenfor, slettes som udgangspunkt løbende.

Ansøgninger fra personer, der ikke tilbydes en studieplads på IBA opbevares i [indsæt antal år] regnet fra ansøgningsdatoen.

Ansøgninger fra personer, der tilbydes en studieplads på IBA opbevares så længe vedkommende er studerende på IBA og indtil [indsæt antal år] efter endt studie.

Personoplysninger om personer, der ikke længere er studerende ved IBA opbevares i [indsæt antal år] regnet fra dagen hvor den studerende enten lader sig udskrive eller dimitterer.

Karakterer opbevares i henhold til [indsæt lov, der bestemmer dette] i det studieadministrative system i 30 år efter uddannelsens afslutning.

Slettefrister forlænges i de tilfælde, hvor der verserer en klagesag, indtil klagesagen er afsluttet.

 

Dine rettigheder

Som den registrerede har du en række rettigheder, som du kan gøre brug af ved at henvende dig til vores DPO på e-mail: DPO@herningsholm.dk, og på tlf.: 25 42 48 24 eller 25 42 48 18.

Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, og du har ret til at modtage en kopi heraf. Du har også ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, til at anmode om at få rettet eller slettet oplysninger, som du mener er ukorrekte eller forældede m.v., og du kan anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses. Nogle af ovenstående rettigheder kræver, at konkrete betingelser i databeskyttelseslovgivningen er opfyldt.

Som registreret har du endvidere ret til dataportabilitet, hvis konkrete betingelser i databeskyttelseslovgivningen er opfyldt. Retten til dataportabilitet indebærer, at du har ret til i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format at modtage de personoplysninger om dig selv, som er blevet indsendt til os, når behandlingen foretages automatisk, og retsgrundlaget for behandlingen er samtykke eller kontrakt. Hvis det er teknisk muligt, har du også ret til at få transmitteret dine personoplysninger til en anden dataansvarlig.

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod, at dine personoplysninger behandles med henblik på direkte markedsføring.

I det omfang du har afgivet dit samtykke til behandlingen af dine personoplysninger, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Tilbagetrækningen af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagetrækningen. Ved en tilbagetrækning vil behandlingen af dine personoplysninger ophøre, og dine personoplysninger vil blive slettet, medmindre der f.eks. på grund af dokumentationshensyn er sagligt grundlag for fortsat opbevaring.

 

Spørgsmål og klage

Har du spørgsmål angående denne privatlivspolitik, ønsker du at udøve en af ovennævnte rettigheder, eller er du uenig i den måde, som vi behandler dine personoplysninger, kan du kontakte vores DPO på:

DPO@herningsholm.dk og på tlf. 25 42 48 24 eller 25 42 48 18

Du har også mulighed for at klage til Datatilsynet, som er den myndighed i Danmark, der fører tilsyn med bl.a. virksomheders behandling af personoplysninger. Kontaktoplysninger på Datatilsynet er tilgængelige på deres hjemmeside: www.datatilsynet.dk.

 

Ændringer til privatlivspolitikken

Denne privatlivspolitik vil blive opdateret og ændret med jævne mellemrum, samt når det er nødvendigt som følge af lov- og praksisændringer på databeskyttelsesområdet. Vi anbefaler derfor, at du løbende holder dig orienteret.

Dato for seneste ændring af privatlivspolitikken:

Den 27. september 2022